Besprechungen sind ein notwendiges Kommunikationsmittel in Unternehmen, können jedoch oft als ineffizient und zeitraubend wahrgenommen werden. Die BG ETEM hat hilfreiche Empfehlungen entwickelt, um Meetings effektiver zu gestalten. Indem man die Notwendigkeit kritisch hinterfragt, klare Ziele definiert und den Ablauf sorgfältig plant, können Besprechungen produktiver und stressfreier für alle Beteiligten werden.
Kosten-Nutzen-Verhältnis von Meetings verbessern: Effizienz steigern!
Besprechungen sind unverzichtbar, ob im Besprechungsraum oder per Videokonferenz. Allerdings bringen sie oft mehr Kosten als Nutzen mit sich und führen zu Stress. Dies liegt daran, dass die Teilnehmer häufig nicht wissen, worum es in der Besprechung geht und welches Ziel verfolgt wird. Während einer Videokonferenz erledigen viele Teilnehmer nebenbei andere Aufgaben und nehmen dadurch nicht aktiv am Geschehen teil. Die investierte Zeit wird im Nachhinein als verschwendet betrachtet.
Es ist sinnvoll, regelmäßig die Menge und den Ablauf von Besprechungen im Betrieb zu überdenken und zu verbessern. Die BG ETEM bietet hilfreiche Tipps für diejenigen, die im Arbeitsalltag Besprechungen organisieren und leiten, um sowohl digitale als auch Präsenzbesprechungen besser und effektiver zu gestalten.
- Um effektive Meetings zu gewährleisten, sollten Organisatoren immer wieder die Notwendigkeit von Besprechungen hinterfragen. Ist ein Meeting wirklich nötig oder könnte das Thema auch per E-Mail geklärt werden? Oft sind ausführliche und genau terminierte Besprechungen nicht erforderlich und Informationen lassen sich einfach schriftlich festhalten. Eine weitere Überlegung ist, ob eine persönliche Präsenzveranstaltung, bei der Teilnehmer gegebenenfalls weit anreisen müssen, wirklich notwendig ist oder ob eine Videokonferenz ausreichend ist
- Um eine effiziente Besprechung zu gewährleisten, sollten klare Ziele festgelegt werden. Durch eine detaillierte Agenda und relevante Vorab-Informationen können die Teilnehmer besser auf das Thema eingehen und somit zu einer konstruktiven Diskussion beitragen, die zu positiven Ergebnissen führt
- Bei Besprechungen, in denen gemeinsame Entscheidungen getroffen werden sollen, ist es wichtig, alle relevanten Personen einzubeziehen. Allerdings sollte die Liste der Eingeladenen sorgfältig geprüft werden, um sicherzustellen, dass nur diejenigen teilnehmen, die einen unmittelbaren Beitrag leisten können. Es ist entscheidend, den Nicht-Eingeladenen zu erklären, dass ihre Abwesenheit nicht auf mangelnde Wertschätzung zurückzuführen ist, sondern darauf, dass ihre Anwesenheit nicht notwendig ist, um die Effizienz der Besprechung zu gewährleisten
- Bei Meetings mit einer umfangreichen Tagesordnung ist es wichtig, den Ablauf im Voraus zu planen, um effizient zu arbeiten. Ein pünktlicher Start, eine klare Moderation und eine präzise Zeitplanung verhindern, dass sich die Teilnehmer an wenigen Punkten verlieren und das Meeting unnötig in die Länge zieht
- Nach Abschluss einer Besprechung ist es ratsam, die Ergebnisse in einem Protokoll festzuhalten und es allen Teilnehmern zur Verfügung zu stellen. Zudem sollten eventuelle Arbeitsaufträge klar formuliert und an die entsprechenden Personen weitergegeben werden, um sicherzustellen, dass die besprochenen Themen im Arbeitsalltag nicht vergessen werden
Eine effektive Besprechung ist ein wichtiges Instrument, um Zeit und Ressourcen zu sparen. Durch eine kritische Überprüfung der Notwendigkeit von Meetings und eine klare Definition von Zielen können diese effizienter gestaltet werden. Eine gezielte Einladung der relevanten Personen und eine sorgfältige Planung des Ablaufs ermöglichen es, die Arbeitszeit effektiv zu nutzen. Die Dokumentation der Ergebnisse und die Vergabe von konkreten Aufträgen stellen sicher, dass das Besprochene nicht in Vergessenheit gerät. Die Berücksichtigung dieser Tipps der BG ETEM führt zu einer effizienteren Kommunikation und einer verbesserten Arbeitsatmosphäre.
Die Umsetzung dieser Maßnahmen eröffnet Chancen, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Unternehmen zu verbessern und die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten. Meetings können zu wertvollen Gelegenheiten für produktiven und zielgerichteten Austausch werden, anstatt Zeit und Energie zu verschwenden.
